En la entrada anterior hemos aprendido acerca de las diferentes fuentes de datos que nos entrega Tableau. Por esta misma línea, en este post cubriremos las diferencias y beneficios entre las conexiones en tiempo real y los extractos. Antes de comenzar hay que mencionar que en este artículo no cubriré los aspectos específicos sobre la creación de extractos, pero si lo deseas puedes leer más sobre esto en el siguiente link.

Tiempo real v/s extractos

Al momento de cargar una base de datos se nos presentará la siguiente pantalla:

En la esquina superior derecha podemos observar que tenemos la opción para elegir entre “tiempo real” o “extracto”. Sin embargo, antes de elegir es importante saber que significa cada opción.

Conexión en tiempo real

La conexión en tiempo real, tal como dice su nombre, es un tipo de conexión “en vivo”. Esto quiere decir que cada acción que hagamos en el libro de trabajo creará una consulta a nuestra base de datos y mostrará el resultado en tiempo real. Sin embargo, hay una consideración importante que tener cuando usamos conexiones en tiempo real en Desktop. Por defecto, cuando realizamos una acción, la consulta no será directamente hacia la base datos sino al cache guardado por Tableau. En consecuencia, debemos presionar F5 para actualizar nuestra visualización cada vez que queramos ver reflejados la última versión de nuestros datos. Por otra parte, en Tableau Server esto se podrá configurar para que la base de datos se actualice “en tiempo real”.

Extractos

Los extractos son una copia de nuestros datos en el momento exacto en que el extracto ha sido creado. Para crear un extracto, simplemente selecciona la opción extracto y luego, al dirigirte a una hoja de trabajo, deberás escoger donde guardar el extracto. Es importante tener en consideración que, aunque hay varias maneras de crear un extracto dentro de Tableau, esta es la manera principal. Uno de los beneficios es que al crear un extracto tenemos la opción de pasar filtros a nuestros datos o crear agregaciones, lo que nos permitirá reducir el tamaño de la fuente de datos y, en consecuencia, los tiempos de procesamiento. Adicionalmente, los extractos son creados en el formato. hyper el cual es nativo y optimizado para Tableau. Otro de sus beneficios principales es su portabilidad, ya que al ser creados offline nos permite poder acceder a nuestra visualización sin la necesidad de internet (en el caso de que estemos conectados a una base de datos).

¿Cuándo usar cuál?

Si es que la toma de decisiones depende del análisis minuto-a-minuto, (ej. bolsa de valores, hospitales, emergencias) entonces será estrictamente necesario tener una conexión en tiempo real. Sin embargo, en general, son pocas las instancias en que una conexión en tiempo real es estrictamente necesaria. Por otra parte, si es que estamos conectados en línea a nuestra fuente de datos y necesitamos acceder a nuestro libro de trabajo de manera offline, entonces será necesario crear un extracto.

Para el resto de los casos en que no es necesario una conexión en tiempo real ni una conexión offline, la decisión dependerá en gran medida del rendimiento y uso de la fuente de datos a la que estemos conectados. Si nuestra fuente de datos es lenta o posee muchos usuarios que generan consultas constantemente, es mejor usar un extracto ya que será más fácil para Tableau poder acceder a nuestros datos. Asimismo, si es que queremos trabajar solo con una muestra de nuestros datos, también será mejor realizar un extracto.

Dicho esto, hay que tener en cuenta que los extractos son estáticos y por lo tanto no reflejarán los cambios en la base de datos. Para esto será necesario actualizar los extractos, lo que es un proceso más complejo que mandar una nueva consulta a la base de datos. Por lo tanto, si es que nuestra conexión con la fuente de datos es rápida y voy a necesitar actualizar con cierta frecuencia, tal vez sea una mejor idea mantener la conexión en tiempo real para facilitar el trabajo.

Comentarios finales

En general, el uso de extractos o conexiones en tiempo real dependerá en gran medida de cada proyecto. Sin embargo, es importante mencionar que no es necesario usar solo una opción, ya que Tableau nos permite cambiar fácilmente nuestro tipo de conexión. En el siguiente post revisaremos cómo podemos combinar dos o más fuentesde datos.